Để giúp công dân nắm rõ quy trình, hồ sơ, thời hạn, chi phí… khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC), xã đã bố trí bàn hướng dẫn riêng và cử công chức trực tiếp hỗ trợ người dân ngay từ khâu ban đầu. Công dân được hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, biểu mẫu cũng như cách nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, từ đó hạn chế tình trạng đi lại nhiều lần, bổ sung hồ sơ không cần thiết, đồng thời giảm tải áp lực cho bộ phận tiếp nhận chính thức.

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương hành chính, xã Thanh Mai yêu cầu đội ngũ công chức nêu cao tinh thần trách nhiệm, tận tình hướng dẫn, không để xảy ra tình trạng lúng túng trong giải quyết hồ sơ. Đặc biệt, xã đã triển khai hiệu quả việc giải quyết TTHC “4 tại chỗ” gồm: tiếp nhận – thẩm định – phê duyệt – trả kết quả tại chỗ, qua đó rút ngắn thời gian chờ đợi và nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Xã cũng thực hiện nghiêm quy định không yêu cầu công dân xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy theo Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, thay thế bằng xác nhận điện tử từ cơ sở dữ liệu dân cư hoặc giấy xác nhận cư trú do công an cấp. Trong 2 tháng (từ 1/7 đến 31/8/2025), xã đã tiếp nhận 380 hồ sơ TTHC, trong đó 367 hồ sơ đã giải quyết đúng và trước hạn, không có hồ sơ quá hạn.

Song song với đó, xã Thanh Mai tập trung đổi mới công tác phục vụ, công khai quy trình giải quyết TTHC, đường dây nóng hỗ trợ, tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của công dân. Việc số hóa hồ sơ, giấy tờ được triển khai nghiêm túc, đạt tỷ lệ 91,6%, từ khâu tiếp nhận đến kết quả đầu ra. Nhờ vậy, công tác xử lý TTHC ngày càng minh bạch, hiện đại, hạn chế tối đa tình trạng “xin - cho” hay nhũng nhiễu trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Với tinh thần trách nhiệm, chuyên nghiệp và minh bạch, xã đang từng bước xây dựng hình ảnh chính quyền gần gũi, hiện đại, lấy sự thuận tiện và niềm tin của nhân dân làm mục tiêu phấn đấu.